Stille Leads: was du mit Anfragen machst, die nicht abheben

Jemand fragt nach einem Probetraining, du rufst zurück, und niemand hebt ab. Beim zweiten Versuch auch nicht. Ein paar Tage später ist die Anfrage nach unten gerutscht und vergessen. Solche stillen Leads gibt es in jedem Studio. Hier steht, wie du nachfasst, ohne zu nerven, und was du dabei rechtlich beachten musst.

Die Kurzfassung: Melde dich innerhalb einer Stunde. Hebt niemand ab, schreib sofort eine kurze Nachricht, wer du bist und warum du anrufst. Versuch es über eine Woche verteilt mehrmals, zu unterschiedlichen Tageszeiten. Am Ende steht eine freundliche letzte Nachricht.

Warum Anfragen still werden

Oft passt einfach der Moment nicht. Die Anfrage wurde abends auf der Couch abgeschickt, am nächsten Vormittag sitzt die Person in der Arbeit und sieht eine unbekannte Nummer.

Dazu kommt, dass viele ungern telefonieren. Laut einer repräsentativen Bitkom-Umfrage aus 2025 haben 36 Prozent der Menschen in Deutschland aus Angst vor dem Telefonieren schon notwendige Anrufe aufgeschoben, bei den 16- bis 29-Jährigen sind es 44 Prozent. 40 Prozent schreiben privat lieber eine Nachricht, als anzurufen. Und 32 Prozent hätten gerne eine Nachricht, bevor sie angerufen werden.

Die erste Stunde entscheidet

Die bekannteste Untersuchung dazu stammt aus der Harvard Business Review. Ausgewertet wurden über eine Million Anfragen bei 42 US-Firmen. Wer sich innerhalb einer Stunde meldete, kam fast siebenmal so oft zu einem richtigen Gespräch wie jemand, der eine Stunde später anrief. Nach 24 Stunden lag die Chance über 60-mal niedriger.

Im selben Artikel steht ein Test mit 2.241 Firmen: 23 Prozent haben auf eine Anfrage nie geantwortet. Wer schnell zurückruft, hebt sich also schon dadurch ab.

Fürs Studio heißt das: Anfragen während der Öffnungszeiten innerhalb einer Stunde zurückrufen. Kommt eine Anfrage am späten Abend, bekommt die Person sofort eine kurze Nachricht und am nächsten Morgen den Anruf.

Wie oft du es versuchen solltest

Die meisten geben zu früh auf. Laut einer Untersuchung des Software-Anbieters Conversica, über die MediaPost berichtet hat, fassen Unternehmen im Schnitt nur 2,1-mal nach. Nur 20 Prozent versuchen es viermal oder öfter.

Dabei zeigen US-Daten des Anbieters Velocify aus rund 3,5 Millionen Anfragen: 93 Prozent der Leads, aus denen später ein Abschluss wurde, waren spätestens beim sechsten Anruf erreicht. Wer nach dem zweiten Versuch aufhört, verliert also Leute, die beim dritten bis sechsten Anruf noch erreichbar gewesen wären.

So kann ein Ablauf über eine Woche aussehen:

• Tag 1, innerhalb einer Stunde: Anruf. Hebt niemand ab, gleich eine kurze Nachricht hinterher.
• Tag 1, später: zweiter Anruf zu einer anderen Tageszeit, etwa am frühen Abend.
• Tag 2: Anruf und Nachricht mit zwei konkreten Terminen fürs Probetraining.
• Tag 4: letzter Anruf.
• Tag 7: die letzte Nachricht, mehr dazu unten.

Erst anrufen, dann sofort schreiben

Ein Anruf bleibt der schnellste Weg zum fixen Termin. Wer aber nicht abhebt, sollte sofort sehen, wer angerufen hat und warum. Sonst bleibt nur eine fremde Nummer in der Anrufliste.

Schreib über den Kanal, den die Person bei der Anfrage angegeben hat, also per WhatsApp, SMS oder E-Mail. So könnte die Nachricht klingen:

In jede Nachricht gehören vier Dinge:

• Wer schreibt, mit Vornamen und Studio.
• Der Bezug zur Anfrage, damit klar ist, dass die Person sich selbst gemeldet hat.
• Ein konkreter Vorschlag, am besten zwei Termine zur Auswahl.
• Eine Antwortmöglichkeit, für die ein Wort reicht: „Morgen“ oder „Donnerstag“.

Wie du dafür sorgst, dass vereinbarte Termine auch stattfinden, steht im Beitrag Warum Probetrainings nicht auftauchen.

Die letzte Nachricht

Nach einer Woche ohne Antwort beendest du das Nachfassen bewusst, mit einer freundlichen Nachricht, die keinen Druck macht. Sie zeigt, dass die Tür offen bleibt, und sie lässt der Person die Entscheidung.

Belastbare Studien zu solchen Abschlussnachrichten haben wir nicht gefunden. Ein Vertriebsteam bei HubSpot berichtet aber, dass rund ein Drittel auf seine Abschluss-Mails antwortet. Das ist ein Erfahrungswert aus dem Software-Vertrieb, für Studios gibt es dazu keine Zahl.

Was rechtlich erlaubt ist

Das hier ist ein Überblick und keine Rechtsberatung. Die Grundregel ist in Deutschland und Österreich ähnlich: Wer selbst anfragt, darf zu dieser Anfrage kontaktiert werden. Alles, was darüber hinausgeht, gilt schnell als Werbung und braucht eine ausdrückliche Einwilligung.

• Deutschland: Werbeanrufe bei Privatpersonen sind ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung verboten (§ 7 UWG). Ausnahmen gelten laut IHK Frankfurt nur, wenn die Person selbst um den Anruf gebeten hat. Werbung per E-Mail, SMS oder WhatsApp braucht ebenfalls eine Einwilligung, das bestätigt die IHK Ostwestfalen.
• Österreich: Anrufe zu Werbezwecken und Werbung per elektronischer Post sind ohne vorherige Einwilligung unzulässig (§ 174 TKG 2021). Laut WKO zählen dazu auch SMS und Nachrichten über soziale Medien, und ein Kontakt, den die Person selbst beginnt, kann als Einwilligung gelten.

Im Alltag heißt das: Rückruf, Terminvorschlag und die Infos, nach denen gefragt wurde, sind in Ordnung, über den Kanal, den die Person angegeben hat. Eine Aktion drei Monate später ist Werbung. Dafür brauchst du ein eigenes Häkchen im Anfrageformular, das nicht vorausgewählt ist, und du speicherst, wann die Person zugestimmt hat. Die Ausnahme für Bestandskunden greift bei Interessenten ohne Vertrag nicht.

Alte Anfragen wieder aufgreifen

Wer zugestimmt hat, darf später wieder angeschrieben werden. Gute Anlässe sind ein neuer Kurs, freie Plätze am Jahresanfang oder eine neue Trainingszeit am Morgen. Schreib dabei so persönlich wie beim ersten Kontakt.

Wer nicht zugestimmt hat, bekommt nach der letzten Nachricht keine weitere. Seine Daten löschst du, sobald du sie für die Anfrage nicht mehr brauchst. Ein sauberer Ablauf schützt dich hier doppelt: vor Abmahnungen und vor einer Liste voller Kontakte, die nie wieder antworten.